Enregistrement pour les services numériques de la Douane suisse dans l'ePortal (Onboarding)
Le portail électronique de la Confédération (ePortal) héberge tous les services de l'Office fédéral de la douane et de la sécurité des frontières (OFDF) qui sont nécessaires à vos activités commerciales, par exemple «RPLP III» et «Passar». La présente marche vous renseigne sur l'enregistrement unique sur ePortal et l'utilisation de nos services.
Ces cinq étapes sont obligatoires pour pouvoir utiliser nos services en ligne:
-> Si vous n'avez pas encore de compte d'utilisateur (CH-LOGIN), vous pouvez en créer un sur la page d'accueil de l'ePortal en cliquant sur «Inscription et enregistrement». Si vous disposez déjà d'un CH-LOGIN, vous pouvez l'utiliser pour l'enregistrement sur l'ePortal.
-> Attention: activez l'authentification à deux facteurs en cliquant sur «Enregistrer l'authentification à deux facteurs». Cette méthode, qui garantit une identification fiable, est nécessaire pour pouvoir accéder aux services de l'OFDF. Nous vous recommandons d'avoir recours à l'authentification par SMS. Pour cela, cliquez sur «Numéro de téléphone portable (mTan)». Si vous avez installé une application d'authentification sur votre téléphone portable, vous pouvez l'utiliser.
Une fois l'enregistrement terminé, la page d'accueil de l'ePortal s'ouvre. Vous avez à présent créé votre compte d'utilisateur.
-> Vous pouvez gérer votre profil sous «l'icône d'utilisateur». Vérifiez que les notifications par courriel sont activées. Vous resterez ainsi au courant de toutes les nouveautés relatives au portail électronique.
En cas de problème, vous pouvez contacter notre Service Desk (voir partie droite de la page).
-> Vous avez à présent un compte d'utilisateur sur l'ePortal. Celui-ci propose également des services d'autres unités de l'administration fédérale, raison pour laquelle vous devez vous enregistrer en tant que «partenaire commercial» de l'OFDF. Pour cela, cliquez sur l'icône d'utilisateur en haut à la droite -> «Mes partenariats commerciaux» et sélectionnez «Administration des partenaires commerciaux OFDF».
-> Cliquez sur «Ajouter des partenaires commerciaux». Les partenaires commerciaux de l'OFDF peuvent aussi bien être des personnes physiques (particuliers) que morales (entreprises, associations).
-> Entrez le nom ou l'IDE de l'entreprise et cliquez sur «Rechercher». Sélectionnez votre entreprise et cliquez sur «Reprendre». Si votre entreprise n'apparaît pas, vous pouvez faire une recherche avancée. Si l'entreprise reste introuvable, il est possible de procéder à une saisie manuelle.
-> Une fois la relation d'affaires saisie, vous recevrez automatiquement par courrier postal une lettre de vérification de la part de l'OFDF. La lettre est envoyée à l'adresse professionnelle enregistrée au registre IDE. L'envoi se fait sous deux à trois jours ouvrables.
-> Si vous en tant que partenaire commercial, disposez de plusieurs filiales et souhaitez les gérer comme des organisations séparées et indépendantes dans l'ePortal, vous pouvez saisir votre filiale comme partenaire commercial à l'aide d'un numéro REE valide. Pour ce faire, sélectionnez l'option «Filiale» dans la gestion des partenaires commerciaux. Remarque : le code à usage unique pour l'enregistrement de votre filiale est envoyé à l'adresse du siège principal enregistrée dans le registre IDE.
-> Les entreprises étrangères qui ne possèdent pas de IDE peuvent s'enregistrer avec leur numéro DUNS. Pour ce faire, elles doivent d'abord sélectionner le pays dans lequel leur entreprise est située. Elles peuvent ensuite rechercher leur entreprise à l'aide du nom de la société ou du numéro DUNS.
En cas de problème, vous pouvez contacter notre Service Desk (voir partie droite de la page).
La lettre de vérification de l'OFDF envoyée par courrier postal contient un code à usage unique. Celui-ci vous permet d'associer en toute sécurité votre compte d'utilisateur personnel (étape 1) au partenaire commercial de l'OFDF que vous avez défini.
-> Pour cela, connectez-vous au ePortal avec votre compte d'utilisateur personnel (CH-LOGIN) au moyen du bouton «Inscription et enregistrement».
-> Cliquez sur l'icône d'utilisateur -> «Mes partenariats commerciaux», puis sur le lien «Administration des partenaires commerciaux OFDF».
->Important: en saisissant le code à usage unique, vous devenez administrateur / administratrice sur le portail et ainsi responsable des échanges électroniques avec l'OFDF. Si ce n'est pas votre rôle, veuillez transmettre ce code à la personne compétente. Informez vos collègues qui utilisent les services électroniques de l'OFDF de votre rôle en tant qu'administrateur de votre organisation sur l'ePortal.
-> Cliquez ensuite sur «Utiliser le code à usage unique».
-> Saisissez le code et cliquez sur le bouton «Utiliser le code». Le code à usage unique est valable pendant 14 jours.
Si vous n'avez pas reçu votre code à usage unique, si vous l'avez perdu ou s'il n'est plus valable, vous pouvez demander un nouveau code en cliquant dans le tableau sur l'icône représentant une lettre à côté du partenaire commercial.
En cas de problème, vous pouvez contacter notre Service Desk (voir partie droite de la page).
Vous y êtes presque! Pour pouvoir utiliser les services de l'OFDF, vous devez encore sélectionner les rôles de partenaire commercial qui s'appliquent à votre cas.
-> Cliquez sur l'icône d'utilisateur «Mes partenariats commerciaux», puis sur le lien «Administration des partenaires commerciaux OFDF». Sélectionnez le symbole «Ajouter des rôles de partenaire commercial», puis le ou les rôles appropriés. Important: cette étape ne peut être accomplie que si vous vous êtes enregistré/e en tant qu'administrateur sur l'ePortal (voir étape 3).
Les rôles de partenaire commercial dépendent de votre relation d'affaires actuelle ou future avec l'OFDF. Sur cette page, vous trouverez une description des rôles de partenaire commercial. Les rôles «Trafic des marchandises» et «Transport» sont nécessaires pour utiliser «Passar».
->Il n'est possible de sélectionner qu'un seul rôle à la fois. Dans le cas où vous auriez besoin de plusieurs rôles, vous devez répéter le processus pour chacun d'entre eux. Lorsque c'est nécessaire, indiquez pour le rôle un interlocuteur pour d'éventuels renseignements.
-> Vous recevrez une notification sur l'ePortal (symbole de la lettre en haut à droite) dès que l'OFDF aura approuvé le ou les rôles de partenaire commercial que vous avez choisis. La plupart des rôles sont activés instantanément ou dans les minutes qui suivent la sélection. Certains rôles peuvent prendre quelques jours avant d'être actifs, car ils nécessitent une vérification par l'OFDF.
-> Vous pouvez obtenir un aperçu des rôles en attente et des rôles approuvés sous «Mes partenariats commerciaux» -> «Administration des partenaires commerciaux OFDF». Vous y trouverez la liste des organisations que vous avez enregistrées en tant que partenaires commerciaux et pourrez y consulter les statuts des partenaires commerciaux. En cliquant sur le symbole de l'œil, vous accédez à un aperçu sous forme de tableau de vos rôles et du statut de vos rôles de partenaire. C'est aussi là que vous pouvez modifier les rôles de partenaire commercial.
Remarque sur la gestion des utilisateurs: Un administrateur ou une administratrice par partenaire commercial (entreprise) suffit pour l’enregistrement initial sur l’ePortal. L’enregistrement d’un suppléant ou d’une suppléante est recommandé. Les autorisations en tant qu’administrateur servent uniquement à la gestion des partenaires commerciaux et des utilisateurs. N’oubliez pas d’autoriser, le cas échéant, d’autres utilisateurs ou utilisatrices ou vous-même pour les rôles d’utilisateur correspondants, afin de pouvoir utiliser les fonctions des services de l’OFDF. Vous trouverez de plus amples informations sur la gestion des utilisateurs et les autorisations sur le site: www.bazg.admin.ch/gestions-utilisateurs
Une connexion B2B est uniquement nécessaire si vous utilisez un logiciel provenant d'un fournisseur tiers pour les services de l'OFDF, par exemple un logiciel de dédouanement dans le cadre de Passar 1.0.
Veuillez prendre contact avec le fournisseur de votre logiciel de dédouanement. Il vous aidera à établir la connexion B2B. Les étapes suivantes sont destinées à aider votre fournisseur de logiciel.
-> Rendez-vous sur la page d'accueil de l'ePortal et cliquez sur la vignette «API-Selfservice». Cette vignette n'apparaît que si un des rôles de partenaire commercial suivants a le statut «actif»: «Destinataire agréé (Da)», «Expéditeur agréé (Ea)» ou «Trafic des marchandises».
-> Sélectionnez et abonnez-vous à l'API «B2B HuB Partner API for Passar declarations».
-> Établissez un nouvel abonnement avec «Create Application».
-> Saisissez le nom du logiciel utilisé pour le dédouanement et cliquez sur «Create Application».
-> Copiez toutes les clés générées (access token, refresh token, customer key et customer secret) et enregistrez-les en lieu sûr avec la description correspondante.
Important: pour des raisons de sécurité, les clés (jetons, en anglais token) ne sont affichées qu'une seule fois. Si vous ne les copiez pas à ce moment-là, il vous faudra en générer de nouvelles.
-> Transmettez les clés générées à votre fournisseur de logiciels ou à vos partenaires (par ex. transitaires, exportateurs et importateurs), s'ils effectuent des dédouanements pour vous, via un canal sécurisé.
Une fois les jetons intégrés dans le logiciel de dédouanement, toutes les conditions sont remplies pour le transfert de données et de déclarations depuis et vers Passar.
L'enregistrement est maintenant terminé.
Vous avez besoin d'assistance? Vous trouverez ici de l'aide en lien avec l'onboarding!
Pour toute autre question, vous pouvez appeler le +41 58 462 60 00 ou écrire un courriel à onboarding@bazg.admin.ch.
