FAQ: Enregistrement pour les services numériques de la Douane suisse

Questions relatives à l'étape 1: créer un compte d'utilisateur sur l'ePortal

J'ai oublié mon mot de passe pour l'ePortal. Que dois-je faire?

Cliquez sur le bouton Connexion de l'ePortal, saisissez votre adresse électronique et cliquez sur Continuer. Cliquez sur «Mot de passe oublié?» pour définir un nouveau mot de passe.

Je me suis déjà enregistré sur l'ePortal ou auprès de l'AFC. Dois-je le faire de nouveau pour l'OFDF?

Si vous avez déjà un compte d'utilisateur sur l'ePortal, vous pouvez également l'utiliser en vue de la gestion des partenaires commerciaux de l'OFDF.

Remarque: L'authentification à deux facteurs est utilisée pour les services de l'OFDF. Assurez-vous de l'avoir activée dans votre compte d'utilisateur. Si ce n'est pas le cas, allez dans le menu «Paramètres» et cliquez sur «Mon profil», puis sur «Modifier les données d'inscription». Cliquez sur «Connexion et sécurité» et ajoutez soit une application d'authentification, soit un numéro de téléphone portable (mTAN) pour disposer d'une méthode d'authentification supplémentaire. Nous vous recommandons d'avoir recours à l'authentification par SMS (mTAN).

Je n'ai reçu aucune lettre de la part de l'OFDF. Que dois-je faire?

Si vous n'avez reçu aucune lettre et que vous souhaitez vous enregistrer pour avoir accès aux services de l'Office fédéral de la douane et de la sécurité des frontières, suivez les étapes figurant sur notre page Internet (www.bazg.admin.ch/onboarding-fr) ou adressez-vous directement à notre Centre de services: [e-mail]; [phone] (ligne directe); heures de service du lundi au vendredi: de 8 h à 12 h et de 13 h à 17 h.

Comment puis-je ajouter après coup une authentification à deux facteurs?

Dans le menu «Paramètres», cliquez sur «Mon profil», puis sur «Modifier les données d'inscription». Cliquez sur «Connexion et sécurité» et ajoutez soit une application d'authentification, soit un numéro de téléphone portable (mTAN) pour disposer d'une méthode d'authentification supplémentaire. Nous vous recommandons d'avoir recours à l'authentification par SMS (mTAN).

Je reçois trop de courriels et/ou de SMS de l'ePortal. Comment puis-je y mettre un terme?

L'ePortal ne génère de nombreuses notifications automatiques qu'au début, lors de l'enregistrement unique. Si vous désactivez les notifications, vous ne serez plus informé des changements qui interviennent chez votre partenaire commercial.

Allez dans le menu «Paramètres» de l'ePortal et cliquez sur «Mon profil». Sous «Paramètres» > «Notifications», vous pouvez activer ou désactiver vos notifications par courriel ou par SMS.

Comment puis-je modifier mes données (profil d'utilisateur ou d'entreprise)?

Allez dans le menu «Paramètres» de l'ePortal, puis cliquez sur:

• «Mon profil» pour afficher vos paramètres personnels;
• «Mes autorisations» pour afficher vos autorisations;
• «Gestion des utilisateurs» pour créer des codes d'invitation et pour gérer les utilisateurs approuvés;
• «Gérer les partenaires commerciaux» pour enregistrer des nouveaux partenaires commerciaux ou pour demander des nouveaux rôles.

Comment puis-je supprimer mon compte sur l'ePortal?

Vous ne pouvez pas supprimer vous-même votre profil d'utilisateur personnel sur l'ePortal. Adressez-vous pour ce faire au service d'assistance de l'ePortal: [phone] (ligne directe).

Questions relatives à l'étape 2: saisir une relation d'affaires avec l'OFDF

Mon entreprise est déjà enregistrée. Que dois-je faire?

Veuillez contacter l'administrateur ou l'administratrice du partenaire commercial pour le compte duquel vous souhaitez exercer des activités et demandez-lui un code d'invitation pour les services de l'OFDF auxquels vous souhaitez accéder. 

Comment puis-je savoir qui assume la fonction d'administrateur au sein de mon entreprise?

Si vous ne parvenez pas à trouver l'administrateur ou l'administratrice de votre partenaire commercial, veuillez vous adresser directement à notre Centre de services: [e-mail]; [phone] (ligne directe); heures de service du lundi au vendredi: de 8 h à 12 h et de 13 h à 17 h.

Remarque: Afin de garantir la protection des données, aucune donnée personnelle n'est communiquée. Le Centre de services onboarding de l'OFDF peut contacter l'administrateur ou l'administratrice et lui faire part de votre demande.

L'administrateur ou l'administratrice a quitté l'entreprise. Comment faire pour disposer d'un nouvel administrateur ou d'une nouvelle administratrice?

S'il n'est pas possible de contacter l'administrateur ou l'administratrice de votre partenaire commercial, veuillez vous adresser directement à notre Centre de services: [e-mail]; [phone] (ligne directe); heures de service du lundi au vendredi: de 8 h à 12 h et de 13 h à 17 h.

Que dois-je faire si je souhaite enregistrer une filiale dotée d'un no REE sur l'ePortal?

Ouvrez la Gestion des partenaires commerciaux de l'OFDF sur l'ePortal et cliquez sur «Ajouter des partenaires commerciaux». Choisissez ensuite votre type de partenaire commercial («filiale»). Depuis février 2023, vous pouvez ajouter un nouveau partenaire commercial avec votre no REE. Cette étape n'est possible que si l'IDE principal de l'entreprise a déjà été enregistré.

Que puis-je faire si je n'ai pas de no IDE (en ma qualité de particulier ou d'association) et que je souhaite m'enregistrer en tant que partenaire commercial de l'OFDF?

Ouvrez la Gestion des partenaires commerciaux de l'OFDF sur l'ePortal et cliquez sur «Ajouter des partenaires commerciaux». Choisissez ensuite votre type de partenaire commercial («entreprise», «association» ou «particulier»).

Que puis-je faire si, lors de l'enregistrement de mon partenaire commercial, je constate que les données de mon entreprise qui ont été générées automatiquement sont fausses?

Veuillez vous adresser directement à l'Office fédéral de la statistique (OFS): [e-mail]; [phone] (ligne directe); heures de service du lundi au vendredi: de 8 h 30 à 11 h 30 et de 14 h à 16 h.

Questions relatives à l'étape 3: s'enregistrer en tant qu'administrateur ou administratrice au moyen d'un code à usage unique

Je ne trouve plus mon code à usage unique. Où puis-je en commander un nouveau?

Ouvrez la Gestion des partenaires commerciaux de l'OFDF sur l'ePortal. Sous «Partenaire commercial», vous pouvez générer un nouveau code à usage unique, en cliquant sur l'icône représentant une lettre, pour le partenaire commercial avec le statut «En cours de vérification» sur lequel porte votre demande. 

Mon code à usage unique ne fonctionne pas. Que dois-je faire?

Si votre code à usage unique a expiré, vous pouvez vous faire envoyer une nouvelle lettre en vous rendant dans la Gestion des partenaires commerciaux de l'OFDF. Allez sous «Partenaire commercial», sélectionnez le partenaire commercial souhaité avec le statut «En cours de vérification» et cliquez sur l'icône représentant une lettre.

Si le code à usage unique a déjà été utilisé, veuillez contacter l'administrateur ou l'administratrice de votre partenaire commercial de l'OFDF. Celui-ci ou celle-ci peut vous octroyer les autorisations nécessaires en cliquant sur le menu «Paramètres» de l'ePortal et en allant sous «Gestion des utilisateurs» pour générer un code d'invitation. 

Qu'est-ce que l'identifiant du partenaire commercial et pourquoi en ai-je besoin?

L'identifiant du partenaire commercial est le code unique de votre partenaire commercial, c'est-à-dire de la relation entre celui-ci et l'OFDF. Il est utilisé en vue de l'identification univoque de votre entreprise dans le cadre d'un régime de transit ou d'un autre régime douanier lorsque vous employez le service «Passar». 

Questions relatives à l'étape 4: sélectionner le ou les rôles de partenaire commercial appropriés

Quel rôle de partenaire commercial me convient le mieux?

Les rôles dont vous disposez actuellement sont affichés dans l'ancienne application Gestion des clients de la douane (GCD). Vous pouvez demander les mêmes rôles dans la Gestion des partenaires commerciaux de l'OFDF. Vous trouverez une description détaillée des rôles sur notre page internet.

De quel rôle ai-je besoin en cas d'apurement d'un régime de transit à la frontière suisse?

Vous n'avez pas besoin d'un rôle spécifique en cas d'apurement d'un régime de transit à la frontière. Cette opération est couverte par le rôle «Trafic des marchandises».

Faut-il demander le rôle «Titulaire du régime» pour toutes les procédures liées à la circulation des marchandises?

Non. Le rôle «Titulaire du régime» ne concerne en principe que le régime de transit commun (TC). Cela signifie qu'il n'est utilisé que pour le transit et non pas pour l'importation et l'exportation. Tous les partenaires commerciaux disposant du rôle «Trafic des marchandises» peuvent se charger d'une opération de transit qui est ouverte en Suisse.

Le rôle «Caution» n'est pas disponible sous «Ajouter des rôles de partenaire commercial». Que dois-je faire?

Le rôle «Caution» ne peut plus être ajouté par l'utilisateur sur l'ePortal. Vous pouvez désormais demander le rôle «Titulaire du régime» si vous disposiez du rôle «Principal obligé» dans la Gestion des clients de la douane. Avec le nouveau rôle «Titulaire du régime», l'OFDF vous transfère le rôle déjà existant de «Caution».

Remarque: Le contrôle des cautionnements se fait dorénavant dans le service «Garanzia» de l'OFDF et ne concerne que les opérations de transit qui sont ouvertes en Suisse. La reprise du rôle «Caution» de la Gestion des clients de la douane dans l'ePortal est effectuée par l'OFDF. Les codes d'accès des cautionnements restent identiques.

Dans le rapport de réception de ma procédure actuelle de destinataire/expéditeur agréé, je dispose d'un code de lieu agréé (code LA). Celui-ci reste-t-il valable?

Oui, les codes LA de vos lieux agréés sont associés par l'OFDF au rôle de partenaire commercial correspondant. Les codes LA respectifs restent identiques. Vous n'avez rien à faire.

Questions relatives à l'étape 5: établir une connexion B2B

Nous travaillons avec un logiciel de dédouanement provenant d'un fournisseur de logiciels. Qu'est-ce qui change pour nous avec le passage à Passar et que dois-je faire?

Effectuez les étapes d'onboarding décrites dans la lettre que vous avez reçue de l'OFDF. Si vous souhaitez accéder aux services de l'OFDF avec votre logiciel, vous devez établir une connexion B2B (étape 5 «établir une connexion B2B»).

Dois-je continuer d'installer des certificats afin de pouvoir utiliser les nouveaux services de l'OFDF?

Non, vous n'avez plus besoin de certificats pour utiliser les services de l'ePortal. Pour employer les services de l'OFDF avec un logiciel de dédouanement commercial, il faut désormais avoir recours à des jetons. Vous pouvez obtenir ceux-ci sur l'ePortal en vous rendant sous API-Selfservice après avoir procédé à l'onboarding. 

Autres questions

J'ai reçu un code d'invitation. Que dois-je faire?

Cliquez sur le menu «Utiliser un code d'invitation» de l'ePortal, insérez le code reçu dans le champ de texte et cliquez sur «Utiliser». Vous pourrez alors accéder aux services et aux partenaires commerciaux de l'OFDF qui ont été approuvés.

Comment puis-je accorder une autorisation d'accès à des personnes externes à mon entreprise?

Cliquez sur le menu «Paramètres» de l'ePortal et sélectionnez «Gestion des utilisateurs». Sélectionnez un des partenaires commerciaux figurant dans votre liste et cliquez sur «Inviter des utilisateurs». Sélectionnez les rôles que vous souhaitez partager et cliquez sur «Créer des codes d'invitation». Copiez le code et transmettez-le à la personne à laquelle l'autorisation est destinée.

Remarque: Nous vous recommandons de n'accorder une autorisation d'accès à des utilisateurs externes que pour les profils d'utilisateur. Cette autorisation leur permet d'utiliser l'intégralité des services sans disposer toutefois des droits d'administrateur.

Que dois-je faire si je souhaite exercer des activités pour le compte de plusieurs partenaires commerciaux (entreprises)?

Veuillez contacter l'administrateur ou l'administratrice du partenaire commercial pour le compte duquel vous souhaitez exercer des activités et demandez-lui un code d'invitation pour les services de l'OFDF auxquels vous souhaitez accéder.

Comment puis-je supprimer l'autorisation d'un autre utilisateur?

Allez dans le menu «Paramètres» de l'ePortal, cliquez sur «Gestion des utilisateurs», sélectionnez le partenaire commercial concerné, puis cliquez sur «Gérer les utilisateurs». Cliquez sur l'utilisateur souhaité, supprimez les autorisations ou l'utilisateur et confirmez votre saisie en cliquant sur «Enregistrer».